El sistema operativo detrás de Sadhana Tribe
Una comunidad de bienestar para mujeres a la que las hojas de cálculo y WhatsApp ya le quedaban chicos. Construí la estructura de operaciones, el CRM y el sistema de reservas que hoy hacen funcionar el negocio sin hacer ruido.
- Cliente
- Sadhana Tribe, un servicio de coaching holístico de fertilidad fundado por Swati Shastri
- Alcance
- Mapeo de operaciones, CRM de miembros, reservas en autoservicio, automatizaciones, puesta en marcha
- Sitio del cliente
- sadhanatribe.com
El desafío
Sadhana Tribe ofrece programas de fertilidad uno a uno, de varios meses, que combinan movimiento terapéutico, nutrición, hierbas y orientación de estilo de vida. Cada clienta recibe un plan personal, sesiones regulares y seguimientos, así que cada nueva integrante suma muchos detalles que hay que mantener al día.
La comunidad crecía más rápido que sus operaciones. Los registros de miembros, las reservas de clases y los seguimientos vivían entre hojas de cálculo, chats y la memoria.
- La fundadora es el negocio. Cada hora que Swati dedicaba a la administración era una hora que no pasaba con sus clientas.
- El cuidado es personal y continuo. Los planes, las sesiones y los seguimientos tenían que seguir ligados a la persona correcta durante meses, no solo por una reserva.
- Las clientas llegan conversando. Muchas personas encuentran Sadhana Tribe en Instagram y empiezan con una llamada, así que las consultas nacían en el chat y no en un sistema.
Lo que construí
Primero, entender las operaciones reales
Antes de construir nada, tracé las operaciones del día a día: cómo las integrantes se suman, reservan, pagan y siguen activas, y dónde se escapaban horas sin que nadie lo notara.
Un CRM como único sistema de registro
- Cada relación con una integrante vive en un solo lugar, en vez de repartirse entre hojas de cálculo e historiales de chat.
- Los registros, las reservas y los seguimientos están juntos, así que el panorama completo de cada clienta está a una búsqueda de distancia.
Reservas en autoservicio
- Las integrantes reservan sus propias sesiones en lugar de coordinar por chat.
- Cada reserva entra al mismo sistema que el registro de la integrante, así que nada se copia a mano.
Automatizaciones entre las piezas
Los flujos que conectan el CRM con el sistema de reservas se hacen cargo de la administración rutinaria que antes era manual, lo que libera el tiempo de la fundadora para la comunidad.
Una puesta en marcha que nunca interrumpió el negocio
Cada pieza reemplazó un proceso manual solo cuando se comprobó que funcionaba, así que el negocio siguió operando con normalidad durante todo el cambio.
El resultado
- Un solo sistema para miembros, reservas y operaciones
- Las integrantes reservan solas en lugar de coordinar por chat
- Horas de administración recuperadas para la comunidad
- Una base que crece junto con la comunidad
Hecho con
“Pratyush built the entire operational backbone of Sadhana Tribe — our CRM, our booking system, all of it. It quietly runs everything.”
“Pratyush construyó toda la columna vertebral operativa de Sadhana Tribe: nuestro CRM, nuestro sistema de reservas, todo. Hace que todo funcione sin hacer ruido.”
Swati, Fundadora, Sadhana Tribe