Le système qui fait tourner Sadhana Tribe en coulisses
Une communauté de bien-être pour les femmes qui était à l'étroit dans ses tableurs et WhatsApp. J'ai construit la structure opérationnelle, le CRM et le système de réservation qui font aujourd'hui tourner l'activité en silence.
- Client
- Sadhana Tribe, un accompagnement holistique de la fertilité fondé par Swati Shastri
- Périmètre
- Cartographie des opérations, CRM des membres, réservation en autonomie, automatisations, déploiement
- Site du client
- sadhanatribe.com
Le défi
Sadhana Tribe propose des programmes de fertilité individuels, sur plusieurs mois, qui associent mouvement thérapeutique, nutrition, plantes et accompagnement du mode de vie. Chaque cliente reçoit un plan personnel, des séances régulières et des points de suivi, si bien que chaque nouvelle membre ajoute beaucoup de détails à tenir à jour.
La communauté grandissait plus vite que son organisation. Les fiches membres, les réservations de cours et les relances étaient dispersées entre des tableurs, des conversations et la mémoire.
- La fondatrice est l'activité. Chaque heure que Swati passait sur l'administratif était une heure en moins avec ses clientes.
- L'accompagnement est personnel et continu. Les plans, les séances et les relances devaient rester rattachés à la bonne membre pendant des mois, pas seulement le temps d'une réservation.
- Les clientes arrivent par la conversation. Beaucoup découvrent Sadhana Tribe sur Instagram et commencent par un appel, donc les demandes naissaient dans une messagerie plutôt que dans un système.
Ce que j'ai construit
D'abord, cartographier le fonctionnement réel
Avant de construire quoi que ce soit, j'ai cartographié le fonctionnement quotidien : comment les membres s'inscrivent, réservent, paient et restent engagées, et où les heures s'échappaient sans bruit.
Un CRM comme unique système de référence
- Chaque relation avec une membre se trouve à un seul endroit, plutôt que répartie entre des tableurs et des historiques de conversation.
- Les fiches membres, les réservations et les relances sont réunies, donc la vue complète de chaque cliente est à une recherche de distance.
Réservation en autonomie
- Les membres réservent elles-mêmes leurs séances au lieu de s'organiser par messages.
- Chaque réservation arrive dans le même système que la fiche de la membre, donc rien n'est à recopier à la main.
Des automatisations entre les briques
Les flux qui relient le CRM au système de réservation prennent en charge l'administratif courant qui se faisait à la main, ce qui libère le temps de la fondatrice pour la communauté.
Un déploiement qui n'a jamais interrompu l'activité
Chaque brique n'a remplacé un processus manuel qu'une fois son fonctionnement vérifié, donc l'activité a continué normalement pendant toute la bascule.
Le résultat
- Un seul système pour les membres, les réservations et les opérations
- Les membres réservent elles-mêmes au lieu de s'organiser par messages
- Des heures d'administratif rendues à la communauté
- Une base qui grandit avec la communauté
Réalisé avec
“Pratyush built the entire operational backbone of Sadhana Tribe — our CRM, our booking system, all of it. It quietly runs everything.”
“Pratyush a construit toute l'ossature opérationnelle de Sadhana Tribe : notre CRM, notre système de réservation, tout. Il fait tout tourner en silence.”
Swati, Fondatrice, Sadhana Tribe