Il sistema operativo dietro Sadhana Tribe
Una community di benessere femminile a cui fogli di calcolo e WhatsApp non bastavano più. Ho costruito la struttura operativa, il CRM e il sistema di prenotazione che oggi fanno funzionare l'attività in silenzio.
- Cliente
- Sadhana Tribe, un'attività di coaching olistico per la fertilità fondata da Swati Shastri
- Ambito
- Mappatura dell'operatività, CRM delle iscritte, prenotazione in autonomia, automazioni, avvio
- Sito del cliente
- sadhanatribe.com
La sfida
Sadhana Tribe propone percorsi di fertilità individuali, di più mesi, che uniscono movimento terapeutico, alimentazione, erbe e indicazioni sullo stile di vita. Ogni cliente riceve un piano personale, sedute regolari e verifiche periodiche, quindi ogni nuova iscritta aggiunge molti dettagli da tenere aggiornati.
La community cresceva più in fretta della sua organizzazione. Schede delle iscritte, prenotazioni dei corsi e ricontatti erano sparsi tra fogli di calcolo, chat e memoria.
- La fondatrice è l'attività. Ogni ora che Swati passava sull'amministrazione era un'ora in meno con le clienti.
- La cura è personale e continua. Piani, sedute e ricontatti dovevano restare legati alla persona giusta per mesi, non per una sola prenotazione.
- Le clienti arrivano dalle conversazioni. Molte persone scoprono Sadhana Tribe su Instagram e cominciano con una chiamata, quindi le richieste nascevano in chat e non in un sistema.
Cosa ho costruito
Prima di tutto, mappare l'operatività reale
Prima di costruire qualsiasi cosa ho mappato l'operatività di ogni giorno: come le iscritte entrano, prenotano, pagano e restano coinvolte, e dove le ore si perdevano senza che nessuno se ne accorgesse.
Un CRM come unico sistema di riferimento
- Ogni rapporto con un'iscritta sta in un solo posto, invece che tra fogli di calcolo e cronologie di chat.
- Schede, prenotazioni e ricontatti stanno insieme, così il quadro completo di ogni cliente è a una ricerca di distanza.
Prenotazione in autonomia
- Le iscritte prenotano da sole le proprie sedute invece di organizzarsi in chat.
- Ogni prenotazione finisce nello stesso sistema della scheda dell'iscritta, quindi niente va ricopiato a mano.
Automazioni tra i pezzi
I flussi che collegano il CRM al sistema di prenotazione si prendono carico dell'amministrazione di routine che prima era manuale, e questo libera il tempo della fondatrice per la community.
Un avvio che non ha mai interrotto l'attività
Ogni pezzo ha sostituito un processo manuale solo dopo aver dimostrato di funzionare, così l'attività è andata avanti normalmente per tutta la transizione.
Il risultato
- Un unico sistema per iscritti, prenotazioni e operatività
- Le iscritte prenotano da sole invece di organizzarsi in chat
- Ore di amministrazione restituite alla community
- Una base che cresce insieme alla community
Realizzato con
“Pratyush built the entire operational backbone of Sadhana Tribe — our CRM, our booking system, all of it. It quietly runs everything.”
“Pratyush ha costruito l'intera ossatura operativa di Sadhana Tribe: il nostro CRM, il nostro sistema di prenotazione, tutto. Fa funzionare ogni cosa in silenzio.”
Swati, Fondatrice, Sadhana Tribe