O sistema operacional por trás da Sadhana Tribe
Uma comunidade de bem-estar feminino que tinha ficado grande demais para planilhas e WhatsApp. Construí a estrutura de operações, o CRM e o sistema de agendamento que hoje fazem o negócio rodar em silêncio.
- Cliente
- Sadhana Tribe, um serviço de coaching holístico de fertilidade fundado por Swati Shastri
- Escopo
- Mapeamento de operações, CRM de membros, agendamento por conta própria, automações, implantação
- Site do cliente
- sadhanatribe.com
O desafio
A Sadhana Tribe conduz programas de fertilidade individuais, de vários meses, que combinam movimento terapêutico, nutrição, ervas e orientação de estilo de vida. Cada cliente recebe um plano pessoal, sessões regulares e acompanhamentos, então cada nova integrante acrescenta muitos detalhes para manter em dia.
A comunidade crescia mais rápido do que as operações. Os cadastros, os agendamentos de aulas e os retornos estavam espalhados entre planilhas, conversas e a memória.
- A fundadora é o negócio. Cada hora que a Swati gastava com tarefas administrativas era uma hora a menos com as clientes.
- O cuidado é pessoal e contínuo. Planos, sessões e retornos precisavam continuar ligados à pessoa certa por meses, não só a um agendamento.
- As clientes chegam por conversas. Muita gente descobre a Sadhana Tribe no Instagram e começa com uma chamada, então os contatos nasciam no chat e não em um sistema.
O que eu construí
Primeiro, mapear as operações reais
Antes de construir qualquer coisa, mapeei as operações do dia a dia: como as integrantes entram, agendam, pagam e continuam engajadas, e onde as horas escapavam sem ninguém perceber.
Um CRM como único sistema de registro
- Cada relação com uma integrante fica em um só lugar, em vez de espalhada entre planilhas e históricos de conversa.
- Cadastros, agendamentos e retornos ficam juntos, então o quadro completo de cada cliente está a uma busca de distância.
Agendamento por conta própria
- As integrantes agendam as próprias sessões em vez de combinar por chat.
- Cada agendamento cai no mesmo sistema do cadastro da integrante, então nada precisa ser copiado à mão.
Automações entre as peças
Os fluxos que conectam o CRM ao sistema de agendamento assumem a rotina administrativa que antes era manual, o que libera o tempo da fundadora para a comunidade.
Uma implantação que nunca interrompeu o negócio
Cada peça só substituiu um processo manual depois de comprovado que funcionava, então o negócio seguiu normalmente durante toda a mudança.
O resultado
- Um único sistema para membros, agendamentos e operações
- As integrantes agendam sozinhas em vez de combinar por chat
- Horas administrativas devolvidas à comunidade
- Uma base que cresce junto com a comunidade
Feito com
“Pratyush built the entire operational backbone of Sadhana Tribe — our CRM, our booking system, all of it. It quietly runs everything.”
“O Pratyush construiu toda a espinha dorsal operacional da Sadhana Tribe: nosso CRM, nosso sistema de agendamento, tudo. Faz tudo rodar em silêncio.”
Swati, Fundadora, Sadhana Tribe