Sadhana Tribeを支える運営システムの構築
スプレッドシートとWhatsAppでは回らなくなった、女性のためのウェルネスコミュニティ。裏側の運営の仕組み、CRM、予約システムを構築し、いまは事業を静かに動かしています。
- クライアント
- Sadhana Tribe（Swati Shastriさんが創業したホリスティックな妊活コーチング）
- 範囲
- 運営の整理、会員CRM、セルフ予約、自動化、導入
- クライアントのサイト
- sadhanatribe.com
課題
Sadhana Tribeは、セラピー的な運動、栄養、ハーブ、生活習慣の指導を組み合わせた、数か月にわたる1対1の妊活プログラムを運営しています。クライアント一人ひとりに個別のプラン、定期的なセッション、確認の連絡があるため、会員が一人増えるたびに、継続して管理すべき細かな情報がたくさん増えます。
コミュニティは、運営体制よりも速く成長していました。会員の記録、クラスの予約、フォローアップは、スプレッドシート、チャットのやり取り、そして記憶の中に散らばっていました。
- 創業者自身が事業そのもの。 Swatiさんが事務作業に使う1時間は、クライアントと向き合えない1時間でした。
- ケアは個別で、長く続く。 プラン、セッション、フォローアップは、1回の予約だけでなく、何か月も正しい会員にひも付いている必要がありました。
- クライアントは会話から始まる。 多くの人がInstagramでSadhana Tribeを知り、通話から始めるため、問い合わせはシステムではなくチャットで始まっていました。
制作したもの
まず実際の運営を整理する
何かを作る前に、日々の運営を整理しました。会員がどう参加し、予約し、支払い、関わり続けるのか。そして、どこで時間が静かに失われているのか。
情報を一元管理するCRM
- 会員との関係のすべてが、スプレッドシートやチャット履歴ではなく、ひとつの場所にまとまります。
- 会員の記録、予約、フォローアップが一緒にあるので、各クライアントの全体像を一度の検索で確認できます。
セルフ予約
- 会員は、チャットで調整する代わりに自分でセッションを予約します。
- 予約は会員の記録と同じシステムに入るので、手作業で写す必要がありません。
仕組みの間をつなぐ自動化
CRMと予約システムをつなぐワークフローが、これまで手作業だった日常の事務を引き受けます。その分、創業者の時間をコミュニティに使えます。
事業を止めない導入
それぞれの仕組みは、きちんと動くと確認できてから手作業と置き換えました。切り替えの間も、事業は普段どおり続きました。
成果
- 会員・予約・運営の情報をひとつのシステムに集約
- 会員はチャットで調整せず、自分で予約
- 事務に使っていた時間をコミュニティのために
- コミュニティの成長に合わせて広げられる土台
使用技術
Webアプリ
CRM
予約システム
自動化
“Pratyush built the entire operational backbone of Sadhana Tribe — our CRM, our booking system, all of it. It quietly runs everything.”
“PratyushはSadhana Tribeの運営の土台を、CRMも予約システムも、すべて作ってくれました。すべてを静かに動かしてくれています。”
Swati, 創業者、Sadhana Tribe